Každá spoločnosť môže vykonávať svoje vlastné činnosti podľa jedinečnej schémy, ale je povinné používať celý súbor dokumentov. Medzi bežne používané typy dokumentácie na organizačnej úrovni patria ustanovenia, nariadenia a poriadok. Napriek podobným funkciám sa očakávajú vážne rozdiely, ktoré určujú jemnosť riešenia rôznych problémov. V záujme lepšieho porozumenia rozdielov a účelu všetkých dokumentov sa odporúča, aby sa preskúmanie problému začalo všeobecným zoznamom funkcií dokumentov..
Aké funkcie majú dokumenty??
Akýkoľvek dokument je multifunkčné, pretože vám to umožňuje úspešne vykonávať rôzne úlohy podniku, zavádzať personálny manažment a všetky pracovné procesy na právnej úrovni. Hlavnou úlohou je ukladať právne relevantné informácie v textovej forme a potom ich prenášať.
Je obvyklé rozdeliť funkcie dokumentu na všeobecné (charakteristické pre akýkoľvek typ dokumentácie), ako aj špecifické (prejavujúce sa iba za určitých okolností)..
Bežné funkcie:
- informácie. Bez ohľadu na to, čo sa zvažuje, poriadok alebo postavenie, predpokladá sa uchovávanie informácií s ich ďalším šírením na podnikovej úrovni.
- sociálne. Vyjadrenie sociálnych potrieb zamestnancov organizácie je povinné.
- fixácia. Každý dokument umožňuje zaznamenávať informácie o prijatých rozhodnutiach a výsledkoch činnosti podniku. Zároveň môže dôjsť k fixácii všetkých informácií na rôznych úrovniach.
- súhrnný. Každý dokument umožňuje zhromaždiť určité informácie a potom ich usporiadať. Výsledkom je uloženie všetkých textových materiálov pre zamestnancov organizácie.
Vyššie uvedené všeobecné funkcie kombinujú poriadok a ustanovenia, ktoré sa najčastejšie používajú pri organizovaní podnikateľských aktivít.
Osobitné funkcie sa používajú na zvýraznenie rôznych skupín dokumentov: organizačné, plánovacie, právne, vedecké (archívne). Poradie a postavenie sa zvyčajne odvolávajú na organizačné dokumenty, pretože má určovať charakteristiky podniku a jeho rozsah činnosti, existujúce pracovné úlohy.Napriek podobným spoločným funkciám je nesmierne dôležité pochopiť, aký je poriadok a pozícia, pretože iba v tomto prípade dokážete správne zostaviť kancelársky aparát a zaručiť nielen dodržiavanie legislatívnych noriem, ale aj príležitosť pre úspešný rozvoj spoločnosti.
Poradie a postavenie: koncepty
Objednávka je dokumentom tretej úrovne. Hlavnou úlohou je určiť postupnosť akcií v rámci určitého procesu. Tento dokument uvádza vlastnosti a špecifiká rôznych pracovných procesov, ktoré sú charakteristické pre každú spoločnosť..
Toto ustanovenie predstavuje súbor noriem, ktoré sa musia nevyhnutne vzájomne prepojiť. Predpokladá sa regulácia úzkeho smerovania života podniku, spoločnosti alebo štátu. Ustanovenie sa používa na určenie postupu pri vytváraní a podpore pracovných činností akejkoľvek organizácie. Úlohou môže byť právne určenie špecifík konania alebo postavenia úradníka.
Poradie a pozícia: rozdiel
Poradie a postavenie - jedná sa o organizačnú dokumentáciu technickej povahy, ktorá sa vytvára s príslušnými potrebami. Dokumenty sa navzájom dopĺňajú a majú mnoho priesečníkov. Ustanovenie môže vytvoriť všeobecný základ pre určité smerovanie života podniku alebo spoločnosti a objednávka môže opisovať jemnosti určitých pracovných procesov a klásť dôraz na dôležité body.
V poradí sú detaily, doplnené o konkrétne nuansy a technické aspekty. Ustanovenie je schopné vytvoriť iba právnu oblasť pre činnosti a právne vzťahy, preto sa konkretizácia prejavuje v menšej miere..
Tento postup je zameraný na priame konanie, pretože už nie sú potrebné žiadne ďalšie objasnenia, pretože postupnosť cielených opatrení na vyriešenie úlohy je na začiatku predpísaná. V niektorých prípadoch postup obsahuje ďalšie konkrétne body: termín.Objednávka môže byť súčasťou nariadenia, ktoré je jedným z najdôležitejších dokumentov akejkoľvek spoločnosti.
Poradie a pozícia: aké sú rozdiely?
- Rozsah otázok, o ktorých sa diskutuje. Toto ustanovenie môže ustanoviť iba všeobecné pravidlá. Vyžaduje sa objednávka na objasnenie špecifík udalosti, ktorá sa má konať..
- Stupeň podrobnosti riešených otázok. Tento postup sa môže použiť nielen na konkretizáciu čŕt udalosti a načasovania, ale môže tiež objasniť akékoľvek sporné otázky a podmienky pracovného procesu. Rezervy nemajú požadovaný stupeň podrobnosti.
- Esencia. Ustanovenie je potrebné vziať do úvahy určité otázky alebo procedurálne body, pracovné činnosti. Postup je dokument, ktorý obsahuje podrobný opis etáp prebiehajúcej udalosti, požiadaviek, ktoré musia byť bezpodmienečne splnené.
- Dostupnosť technických požiadaviek. Povaha tohto ustanovenia je všeobecná. Objednávka by mala obsahovať odpovede na konkrétne otázky.
