V procese administratívnej práce v podniku môže byť potrebné, aby jeden alebo iný zamestnanec alebo manažér vytvoril súpis dokumentov. Aké pravidlá platia pre jeho zostavenie? Ako urobiť zoznam dokumentov tým správnym spôsobom?
Túto otázku môžeme študovať v týchto aspektoch:
Obsah článku
- Všeobecné požiadavky na zásoby
- Druhy zásob
Začnime od prvého bodu.
Všeobecné požiadavky na zásoby
Zostavenie zoznamu dokumentov je pravdepodobne postup, ktorý pozná každý skúsený ruský odborník na dokumenty, sekretár, špecialista na ľudské zdroje alebo napríklad účtovník. V Ruskej federácii je však len veľmi málo oficiálnych prameňov práva, ktoré by špecifikovali kritériá, ktoré by mal zamestnanec dodržiavať pri práci so zdrojmi v primeranom formáte.
V zásade ide o rezortné právne akty - napríklad nariadenie ruského ministerstva zahraničných vecí č. 218 z 23. apríla 2013, ktoré obsahuje metodické odporúčania na zostavenie záznamov o prípadoch (nájdete ich tu - http://www.garant.ru/products / ipo / premiér / doc / 70453442 / # 41). Mnoho podnikov vytvára interné podnikové kritériá, ktoré sa často líšia od tých, ktoré sú obsiahnuté v právnych aktoch podobných nariadeniu č. 218 (je to možné, pretože ich právna sila sa uplatňuje iba na konkrétne oddelenia).
V praxi riadenia ruských dokumentov sa však vyvinul určitý súbor zásad a noriem, ktorým sa odporúča zamestnancom pri zostavovaní zoznamov zdrojov dodržiavať. Vychádzajú prevažne z dokumentu známeho ako „Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií“. Federálny archív bol schválený 6. februára 2002. Môžete sa s nimi zoznámiť, pokiaľ ide o kritériá zostavovania súpisov tu - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Tento zdroj nemá povahu zákona, ale je aktívne zapojený do praxe. Jeho ustanovenia sú často doplnené odporúčaniami odborníkov na správu dokumentov. Niektorí právnici mimochodom považujú súbor relevantných štandardov za živý príklad zvyku v podniku..
Ako urobiť súpis dokumentov v súlade so známym zdrojom, ktorý schválila spoločnosť Rosarchive, ako aj praktické odporúčania odborníkov? Je vhodné sa držať vyššie uvedeného algoritmu:
reklama- dokument by sa mal vyhotoviť na hlavičkovom papieri (ak chýba, je potrebné, aby sa na stránke zobrazil aspoň názov spoločnosti);
- strana inventára by mala mať nadpis odrážajúci špecifiká dokumentov, ktoré sú zahrnuté v zodpovedajúcom zozname;
- informácie o zdrojoch zaznamenaných v súpise sa musia vyhotoviť vo forme tabuľky (v jeho štruktúre musia byť uvedené aspoň také stĺpce, ako je poradové číslo, názov dokumentu a počet listov, av prípade potreby aj termíny, doba použiteľnosti, poznámky);
- pod tabuľkou by mali byť uvedené informácie o počte jednotlivých dokumentov alebo skupín dokumentov (napríklad prípadov), ktoré sú zaznamenané v súpise;
- zodpovedajúci list so zoznamom zdrojov by mal byť osvedčený podpismi riaditeľa spoločnosti, ako aj špecialistami zodpovednými za správnosť jej prípravy, napríklad vedúceho personálneho oddelenia;
- je potrebné určiť dátum súpisu;
- prípustnosť umiestnenia čísiel písmen (obsahujúcich písmeno napravo od číslice sériového čísla, ktoré sa zhoduje s predchádzajúcim dokumentom v zozname - ak nie je možné určiť skutočné sériové číslo aktuálneho zdroja), by sa mala dohodnúť s vyššími štruktúrami - napríklad ak hovoríme o toku dokumentov v vládne oddelenie.
Inventár musí byť vydaný v 2 kópiách. Prvý v každom prípade zostáva v archívoch spoločnosti, druhý v prípade potreby sa zasiela iným organizáciám - partnerským organizáciám, ktoré overujú alebo majú iný záujem o kontrolu zodpovedajúceho zoznamu dokumentov..
na obsah ↑Druhy zásob
Skúmali sme teda teoretický aspekt zostavovania súpisov. Teraz budeme študovať niektoré praktické príklady tvorby dokumentov..
V ruskej kancelárskej práci môžeme podmienečne rozlišovať 3 typy zásob:
- sprievodné (používa sa pri prenose dokumentov z jednej organizácie do druhej);
- interné (obsahuje podrobné informácie o dokumentoch spojených v skupine - napríklad v jednom prípade);
- archivácia (zahŕňa prevod súboru dokumentov alebo ich skupín - podľa možnosti, prípadov - do archívu organizácie).
Poďme študovať ich špecifiká.
Vzorka vyplneného sprievodného zoznamu môže vyzerať takto:
Posudzovaný dokument tak dopĺňa zdroje, ktoré zamestnávateľ zasiela FIU, a obsahuje informácie o výške platieb, odmien a príspevkov.
Forma vnútorného inventára môže vyzerať takto:
Očakáva sa, že poskytne podrobné informácie o každom dokumente zahrnutom do skupiny zdrojov, ktoré sú z nejakého dôvodu kombinované.
Forma archívneho inventára môže vyzerať takto:
Jeho štruktúra môže byť v zásade veľmi podobná štruktúre, ktorá charakterizuje vnútorný inventár. Spravidla sa však v skúmanom dokumente uvádza zahrnutie skupín zdrojov, napríklad prípadov. Interný inventár zase predpokladá konečnú špecifikáciu dokumentov.
