Ako certifikovať dokumenty?

Práca s dokumentmi je často spojená s potrebou ich certifikácie. Aké sú mechanizmy na tento účel? Ako osvedčovať dokumenty a ich kópie v súlade s požiadavkami právnych predpisov Ruskej federácie?

Túto otázku môžeme zvážiť v nasledujúcich aspektoch:

Obsah článku

• Právne metódy certifikácie dokumentov v Ruskej federácii
• Notifikácia dokumentov a ich kópií
• Vlastná certifikácia dokumentov
• Certifikácia zahraničných dokladov (tých, ktoré je potrebné zaslať do zahraničia)
• uzákonenia
• apostilou

Tieto body študujeme viac podobne.

Právne metódy certifikácie dokumentov v Ruskej federácii

Dokumenty a ich kópie, ktoré používajú ruskí občania a organizácie, možno osvedčiť týmito hlavnými spôsobmi:

• notára;
• samostatne prostredníctvom osobných a firemných údajov;
• používanie apostily a overenie pravosti (pre dokumenty vyhotovené v zahraničí alebo určené na použitie v zahraničí).

Študujeme vlastnosti každej z nich.

Notifikácia dokumentov a ich kópií

Vhodnú metódu certifikácie dokumentov môžu vykonávať výlučne osoby, ktoré majú úradný štatút verejného alebo súkromného notára. Občania alebo organizácie, ktoré sa ich uchádzajú, sa dosť obmedzene zúčastňujú na postupoch spojených s poskytovaním potrebných dokumentov (alebo ich kópií) potrebnej právnej sily. Najčastejšie ide o osobnú prítomnosť osoby na recepcii notára, aby sa potvrdil jej súhlas s ustanoveniami osvedčených dokumentov..

Zároveň je užitočné oboznámiť sa s niektorými kritériami, ktoré by mali odborníci s príslušným profilom dodržiavať pri poskytovaní potrebnej právnej sily určitým zdrojom. Notár teda nemá právo overovať kópie:

• ktoré naznačujú, že by sa nemali kopírovať;
• na ktorej je podpisová pečiatka;
• dokumenty lekárskej povahy obsahujúce informácie o chorobe občana, ktoré podľa zákona nemožno zverejniť;
• zmluvy uzavreté písomne ​​a predtým notársky overené;
• diplomy bez registračného čísla a nie riadne potvrdené vzdelávacou inštitúciou;
• výňatky so stupňami z záznamového listu bez priloženého diplomu;
• zdroje cudzieho pôvodu, ktoré nie sú zákonným spôsobom overené.

Teraz budeme študovať, ako správne certifikovať dokumenty pomocou osobných alebo firemných údajov.

Vlastná certifikácia dokumentov

Hlavným zdrojom práva upravujúceho nezávislú certifikáciu dokumentov občanmi a organizáciami je, čo je zaujímavé, vyhláška prezídia ZSSR č. 9779-X, prijatá 4. augusta 1983. Tento zdroj zákona je stále platný. Možno tiež poznamenať, že je doplnený novšou GOST R 6.30-2003. V prípadoch, keď regulačné akty upravujúce konkrétnu oblasť pracovného postupu výslovne neuvádzajú, že občania alebo organizácie sú povinní notársky overovať dokumenty, môžete použiť mechanizmus samokvalifikácie svojej právnej sily - v súlade s kritériami uvedenými v uvedených prameňoch práva, sovietskej a rusky.

Osoba v postavení jednotlivca, ktorá osvedčuje kópiu dokumentu, potrebuje:

• zapíš na hárok „True“;
• vložte podpis, prepis a dátum nižšie.

Odporúča sa umiestniť príslušné podrobnosti do textu.

Ak ide o dokument od organizácie, vykoná sa nezávislé osvedčenie jeho kópie (vedúcim alebo iným oprávneným zamestnancom) ako celok podľa rovnakých pravidiel ako pre jednotlivcov. V tomto prípade je však potrebné uviesť aj postavenie osoby osvedčujúcej právnu platnosť zdroja a pripevniť pečať spoločnosti (ak je k dispozícii - napríklad IP, je voliteľná)..

Čo ak je dokument viacstranový? Ako certifikovať šité dokumenty sami? Upozorňujeme, že na úrovni federálneho práva nie je tento problém upravený. Existuje iba niekoľko odporúčaní zaznamenaných v nariadení Rosarchiv č. 76 z 23. decembra 2009 a GOST R 51141-98, ktoré právnici odporúčajú dodržiavať..

Optimálny algoritmus na certifikáciu viacstranových dokumentov môže vyzerať takto:

1. Číslované hárky.
2. Po - upevnite ich pomocou vlákna (odporúčané) alebo zošívačkou.
3. Potom na miesto, kde sú strany zošité alebo prepichnuté kovovou konzolou, nalepte malý papierový štvorec.
4. Na zodpovedajúcu nálepku napíšte nápis „Existuje toľko listov celkom v kópii“ alebo „Toľko listov je zošitých a očíslovaných“.
5. Nižšie je uvedený podpis a pečiatka organizácie (ak existuje).

Existuje menej praktická, ale aj prijateľná možnosť poskytnúť právnu silu viacstranovému zdroju - na každý hárok uveďte „True“ a pridajte všetky podrobnosti, ktoré sme preskúmali vyššie - podpis, prepis, dátum, pečiatka a postavenie osvedčujúceho zamestnanca (v prípade právnických osôb)..

Certifikácia zahraničných dokladov (tých, ktoré je potrebné zaslať do zahraničia)

Dokumenty generované na území Ruskej federácie majú právnu silu len v rámci krajiny. Aby im bolo udelené vhodné postavenie v zahraničí, je potrebné ich legalizovať. Podobne aj zdroje vytvorené v zahraničí nie sú platné v Ruskej federácii, pokiaľ sa v súvislosti s nimi nevykoná uvedený postup..

Na legalizáciu existuje štandardný mechanizmus, existuje však aj mechanizmus, ktorý zahŕňa použitie apostille (špeciálny atribút pripevnený na stránkach). Právna sila certifikovaných dokumentov pri použití prvej metódy je rovnaká ako právna sila, ktorá je pridelená zdrojom v druhom postupe.

Pokiaľ je to možné, ruskí občania a organizácie uplatňujú apoštol - jeho uznanie v zahraničí je ľahšie vzhľadom na to, že príslušné štáty akceptujú zodpovedajúce rekvizity - tie, ktoré podpísali Haagsky dohovor z roku 1961. Existujú však krajiny, ktoré nie sú stranami tejto dohody. Medzi nimi - Kanada, Čína, Brazília. Ak plánujete odosielať alebo odosielať dokumenty odtiaľto, musíte použiť štandardný mechanizmus legalizácie. Poďme študovať jeho špecifiká.

uzákonenia

Ak hovoríme o ruských dokumentoch, ktoré musia byť certifikované na použitie v zahraničí, potom sa tento postup vykonáva v rámci takéhoto algoritmu:

1. Najskôr je kópia dokumentu overená a preložená do cudzieho jazyka - notárom.
2. Potom, čo potrebujete získať potvrdenie o podrobnostiach notára na ministerstve spravodlivosti.
3. Ďalšou fázou je certifikácia pečate ministerstva spravodlivosti na ministerstve zahraničných vecí.
4. Proces legalizácie dokumentu potvrdený ministerstvom zahraničných vecí na konzulárnom úrade krajiny, v ktorej sa má použiť, tento proces zavŕši..

Ak je potrebné osvedčiť zdroj cudzieho pôvodu, potom sa príslušný postup vykonáva na konzulárnom úrade Ruskej federácie, ktorý pracuje v krajine, kde je vytvorený. Tomuto spravidla predchádza fáza legalizácie dokumentu na ministerstve zahraničných vecí daného štátu alebo inej inštitúcie - v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi..

apostilou

Apostille je jednoduchší ako legalizačný nástroj na certifikáciu ruských dokumentov - na použitie v zahraničí, v zahraničí - na získanie právnej sily v Ruskej federácii. Je to špeciálny atribút (spravidla sa na list umiestňuje štandardizovaná pečiatka s bodmi vyplnenými poverenou vládnou agentúrou).

Certifikáciu ruských dokumentov pomocou apostille vykonávajú najčastejšie tieto orgány:

• Inštitúcie ministerstva spravodlivosti;
• matriky;
• Rosarchiv;
• Generálny prokurátor.

Vo všeobecnosti sa odporúča kontaktovať územné orgány Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie s cieľom overiť dokumenty. Ak tento alebo ten zdroj nie je v kompetencii oddelenia, odborníci, ktorí v ňom pracujú, vám povedia, kde by sa mal apostilovať v súlade so zákonom.