Je zrejmé, že všetky cenné papiere vyžadujú mimoriadne opatrný a opatrný prístup. Koniec koncov, ich náhodné poškodenie alebo strata je spojená s ružovými následkami. Vyčerpanie okolo úradov s cieľom obnoviť cenné svedectvá a osvedčenia je nielen schopné vziať veľa času od človeka, ale tiež pekne pohladiť ich nervy. V tomto článku vám povieme, ako ukladať dokumenty doma..
Obsah článku
- Výber správneho miesta
- Spôsoby ukladania dokumentov
- Užitočné tipy a triky
Výber správneho miesta
Pri hľadaní optimálnej vyrovnávacej pamäte dokumentov sa musíte najskôr riadiť zásadou bezpečnosti. Je dôležité zabezpečiť, aby dokumenty neboli poškodené a skryté pred cudzími ľuďmi, či už sú to najatí pracovníci alebo zlodeji. Ak sú v dome malé deti, môžu byť papiere umiestnené v spodnej zásuvke stola vymaľované alebo roztrhané malými vlascami. Preto by sa v tomto prípade pre vyrovnávaciu pamäť malo zvoliť najviac neprístupné miesto. Trezor, mezanín alebo horná polica knižnice sú celkom vhodné.
Je vhodné povedať, že pracovná plocha nebude najbezpečnejším miestom na ukladanie dokumentov. Náhodne rozliata káva alebo nečakane drahý návrh pravdepodobne poškodia cenné papiere. Okrem toho je viditeľná dokumentácia vynikajúcim nálezom pre nastávajúceho hospodára. Výnimkou sú iba políčka s kľúčom alebo s tajným spodkom. Ak však chcete extrahovať aj ich obsah, nebude to ťažké. Preto by mal vlastník bytu dôkladne premýšľať o tom, kde sa majú dokumenty uchovávať doma..
Pri zariaďovaní vhodného „prístavu“ pre papiere však nebuďte príliš prepracovaní. Koniec koncov, vybrané miesto by malo byť nielen bezpečné, ale aj prístupné pre majiteľa. Súhlasíte s tým, že situácie sú rôzne a niekedy môžu byť potrebné cenné dokumenty v najneočakávanejšom okamihu. V prípade požiaru, zemetrasenia alebo inej mimoriadnej udalosti sa počíta doslova každá sekunda. Hľadanie kompromisu medzi bezpečnosťou a prístupnosťou je pomerne náročná, ale celkom riešiteľná úloha. Obzvlášť opatrní ľudia tu prichádzajú na pomoc moderným funkčným interiérom vybaveným špeciálnymi skrývkami. Do ich kategórie patria police so zásuvkami, trezory na knihy, zásuvky, figuríny a ďalšie zložité zariadenia (foto).
Spôsoby ukladania dokumentov
Netreba dodávať, že dokumenty sa musia udržiavať v poriadku. V opačnom prípade bude vyhľadávanie dokumentu od osoby vyžadovať veľa drahocenného času. Mnohí z nás mesačne triedia hromady listov toho istého typu a snažia sa nájsť dlho platenú bankovku. Tomuto problému pomáha vyrovnať sa podrobný prístup k distribúcii cenných papierov. Ako príklad uvedieme najúspešnejšie nápady a spôsoby ukladania dokumentov.
V priečinkoch
Najlepším riešením by bolo zakúpenie produktu na krúžkoch, v ktorom je umiestnených pôsobivé množstvo súborov s papiermi (fotografia). Väčšina týchto priečinkov je vo formáte A 4, čo je najvhodnejšie na ukladanie certifikátov, certifikátov, zmlúv, realitných dokladov atď. Ak si želáte, mali by ste si pre každú oblasť činnosti nechať vyrobiť niekoľko tenkých kancelárskych potrieb. Vložením poznámok do priečinkov so slovami „práca“, „rodina“, „bývanie“, „banka“ môžete výrazne uľahčiť nájdenie požadovaného papiera. Bude tiež užitočné vložiť do prvého súboru kompletný zoznam dokumentov označujúcich stránky ich umiestnenia. Pred uložením potvrdení a potvrdení do priečinka sa odporúča nalepiť na hárky formátu A 4. V tomto prípade by sa mal fixovať iba ľavý horný roh, aby nedošlo k poškodeniu dokumentov.
Dôležitou alternatívou k zväzku zväzkov je špeciálne portfólio s mnohými priehradkami, ktoré si môžete kúpiť v ktoromkoľvek kancelárskom obchode. Podobné zariadenia sú prezentované v najrôznejších prevedeniach, počnúc prísnymi klasickými a končiac elegantnou ženskou. Výber voľby podľa vašich predstáv nie je zložitý. Jedinou nevýhodou zložky portfólia je neschopnosť otáčať strany a voľne prezerať dokumenty. Preto sa vlastník „úschovne cenných papierov“ musí postarať o príslušné nápisy a poznámky, aby si zaistil svoje vlastné pohodlie. Dobrým príkladom umiestnenia dokumentov do zložky portfólia je video materiál:
Vo fotoalbumoch
Ako sa môže zdať prekvapujúce, takéto príslušenstvo s magnetickými listami je schopné okrem uloženia nezabudnuteľných obrázkov vykonávať aj iné funkcie. Napríklad je možné do nich vkladať platobné potvrdenky, na opravu ktorých nemusíte lepiť. Okrem toho na každom hárku je miesto pre nápisy a značky, čo je tiež veľmi výhodné.
V obálkach
Papierové vrecká sú ideálne na ukladanie starých potvrdení, šekov a iných dokladov, ktoré je potrebné zaslať do archívu. Takéto dokumenty sa hodia veľmi zriedka, ale mnohí ich stále neriskujú. Zodpovedajúcim označením obálky ju môžete bezpečne umiestniť do vzdialeného rohu zásuvky alebo police.
V krabiciach
V nich je možné uložiť takmer všetko a dokumenty nie sú v žiadnom prípade výnimkou. Náhodné skladovanie dokumentov v kartónovej nádobe však povedie k problémom spojeným s ich následným vyhľadávaním. Preto pred umiestnením dokumentov do škatule nie je vhodné distribuovať ich do samostatných priečinkov alebo do viacerých priehradiek, v závislosti od účelu. Pokiaľ ide o pasy, diplomy a iné neštandardné viazané papiere, je pre nich lepšie mať samostatnú hrubú obálku. Mimochodom, dnes existuje veľmi pohodlné príslušenstvo vo forme kartotéky s oddeľovačmi (foto). Niektoré z nich je možné uzamknúť a použiť ako trezor.
Užitočné tipy a triky
- Aby ste predišli poškodeniu alebo vyblednutiu dokumentov, uchovávajte ich mimo dosahu vody a slnečného žiarenia..
- Bude užitočné uchovávať priečinok s fotokópiami všetkých dôležitých dokumentov a potom ich preniesť do osobitne žijúcich príbuzných alebo ich umiestniť do bankovej bunky. Modernejším riešením je prenos informácií na špeciálne zakúpenú flash kartu. Pomôže to osobe rýchlo obnoviť originály stratené v dôsledku núdze (požiar, povodeň, krádež atď.).
- Ambulantnú kartu by ste nemali mať doma, pretože ide o porušenie právnych predpisov Ruskej federácie. Keďže ide o právny dokument, mal by sa uchovávať v registri a nie v rukách pacienta.
- Pretože papierové šeky majú tendenciu vyblednúť, pri veľkých nákupoch sa odporúča ich fotokópie..
- Začnite triediť dokumenty priamo z poštovej schránky. Nepotrebujete ukladať zbytočné letáky, noviny bezplatných oznámení a vizitiek doma - je lepšie ich okamžite poslať do vedra. Ak nie je voľný čas, mali by sa užitočné dokumenty položiť na hornú časť škatule alebo priečinka s dokumentmi, ktoré sľubujú vyčleniť pár dní počas dňa na ich triedenie. Po prijatí pozvania na udalosť alebo oznámenia o zásielke poštou sa odporúča zapísať si do denníka zodpovedajúcu upomienku.
- Na usporiadanie dokumentov je potrebné vykonať audit najmenej raz ročne. Zároveň by mal byť každý papier vyhodnotený iba raz, buď ho ponechať v sklade alebo okamžite vyhodiť.
Odpoveď na otázku, ako uchovávať dokumenty doma, teda závisí od vkusu a preferencií osoby. Ak sú niektorí ľudia obmedzení na bežné kartónové krabice, iní si kupujú drahé trezory alebo dokonca vybavujú cache v byte. Tak či onak, dôležité papiere by mali byť na prístupnom a pohodlnom mieste pre majiteľa. Nezabudnite tiež na udržiavanie poriadku v dokumentoch. Racionálna distribúcia cenných papierov v závislosti od ich účelu a pravidelných auditov zabráni problémom spojeným s zdĺhavým hľadaním potrebných informácií.
