Medzi rôznymi druhmi obchodnej komunikácie je korešpondencia dôležitou súčasťou kancelárskeho života. Jeho hlavným nástrojom sú všeobecne známe úradné poznámky, ktoré sú podľa obsahu vysvetľujúce, vykazujúce atď..
Čo je poznámka a prečo je to potrebné?
Podľa svojho účelu je servisná správa informačnou správou určenou zamestnancom jej alebo iných oddelení, manažmentu oddelení, firiem, divízií, pobočiek. Zoznam tém obsiahnutých v týchto dokumentoch je pomerne široký. Oznámenia informujú o hlavných udalostiach v živote spoločnosti, o realizácii súčasnej práce, o prevládajúcich neštandardných situáciách, obsahujú sťažnosti a riešenia rôznych výrobných problémov..
Hlavným účelom tohto druhu komunikácie - koordinácia rôznych pracovných záležitostí v prípadoch, keď je perorálne riešenie z akéhokoľvek dôvodu nemožné. Vedenie môže tiež použiť poznámku na vypracovanie pokynov, ktoré sú na rozdiel od objednávok neformálnejšie.
Príklad servisnej poznámky
Druhy a účel poznámok
Poznámka je najpopulárnejším typom poznámok adresovaných vedúcemu spoločnosti, hlavnému účtovníkovi alebo akémukoľvek inému vedúcemu zamestnancovi. Hlavný účel správy - informovanie nadriadených o akejkoľvek situácii, výkon práce, ako aj odporúčania k riešeniu (odstráneniu) problému atď. Memorandum je na rozdiel od servisnej správy vždy zaslané vyššiemu odkazu a má právnu silu.
Najbežnejším typom poznámok k správe sú vyhlásenia informujúce vedenie o implementácii plánov, postupe prebiehajúcej práce atď. Menej často sa vypracúvajú správy, ktoré hlásia každú neplánovanú situáciu, ktorá si vyžaduje reakciu zo strany vrcholového manažmentu. Rozsah týchto správ je pomerne široký: od informácií týkajúcich sa hlavných priemyselných činností podniku, až po sťažnosti týkajúce sa organizácie pracovných podmienok a správy o nesúlade s pracovnou a finančnou disciplínou, úradným správaním atď..
Poznámka - príklad
Správne zostavíme poznámku
Štruktúra poznámky predpokladá povinnú prítomnosť týchto prvkov:
- „Čiapky“, ktoré označujú organizáciu, meno a funkciu adresáta, meno a funkciu pôvodcu.
- Textový blok pozostávajúci z názvu dokumentu („Memo“) a zhrnutia situácie, akýchkoľvek opatrení, žiadostí.
- Dátumy a podpisy pôvodcu (dátum, podpis a meno pôvodcu sú uvedené v jednom riadku zľava doprava).
Registračné číslo sa môže uviesť aj v poznámke, ak je podľa pravidiel podniku zaregistrovaná v časopise. Je dôležité poznamenať, že keďže poznámky sa používajú iba v rámci organizácie, prítomnosť formulárov nie je nevyhnutnou podmienkou, pokiaľ to nevyžadujú pravidlá podniku. Niektoré podniky majú zároveň svoj vlastný formulár loga určený špeciálne na úradnú korešpondenciu.
Ako vytvoriť poznámku?
Memorandum je vo svojej štruktúre podobné oficiálnemu. Jeho hlavným rozdielom je adresát: ak je možné informáciu zaslať inému zamestnancovi v poznámke, potom sa správa adresuje vyššiemu úradníkovi.
Metódy vyplnenia poznámky sa líšia v závislosti od účelu. Rovnako ako interná správa sa vypracuje interná správa zaslaná manažmentu v rámci organizácie. Rozdiel spočíva v obsahu textového bloku, ktorý sa nazýva „Poznámka“, obsahuje vyhlásenie o podstate problému, návrhy na jeho odstránenie alebo opis už prijatých opatrení..Pri zostavovaní externej poznámky, ktorá je určená zamestnancom iných organizácií, sú však pravidlá prísnejšie:
- Dokument je zostavený na hlavičkovom papieri organizácie.
- Poznámka je zaregistrovaná v knihe odchádzajúcich listov spoločnosti, zatiaľ čo pridelené registračné číslo je uvedené v záhlaví poznámky. Po prijatí oznámenia sa tiež zaregistruje ako prichádzajúci dokument v organizácii adresáta.
- Externú nótu podpisuje spravidla vedúci spoločnosti alebo jeho zástupca. Pri odosielaní možno budete musieť podpísať aj vedúcich ostatných oddelení.
- Dátum, kedy bola poznámka zostavená, je dátum jej podpísania a odoslania..
- Ak je k poznámke priložená dokumentačná príloha, v jej textovej časti sa zostaví zoznam priložených dokumentov.
Text poznámky závisí od jej účelu:
- Správa o podávaní správ by mala obsahovať informácie o postupe prác, termínoch, popis súčasných problémov atď. Takáto správa umožňuje šéfovi všimnúť si nedostatky v práci načas a odstrániť ich.
- Poznámka informujúca o konkrétnej situácii pozostáva z podrobného popisu problému a návrhov na jeho zlepšenie (odstránenie). V praxi sa takéto dokumenty často venujú sťažnostiam na porušenia zo strany zamestnancov pracovnej disciplíny a majú negatívny charakter, preto je dôležité pri prezentácii informácií vynechať emocionálnu zložku a dodržať podstatu.
Memo alebo memo: tak aký je rozdiel?
Ako vidíte, služba a memorandum majú mnoho spoločných funkcií. Obe možnosti sa teda používajú na obchodnú komunikáciu, majú podobnú štruktúru. Zároveň existuje množstvo rozdielov:
- Memorandum je adresované zamestnancom rôznych radov v rámci podniku, zatiaľ čo memorandum sa zostavuje iba na adrese vyššej úrovne (vlastnej alebo tretej strany)..
- Poznámka je interný dokument, zatiaľ čo poznámka sa môže použiť v externej korešpondencii s inými právnickými osobami.
- Poznámka, na rozdiel od poznámky, nemá právnu silu.
- Keďže sa poznámka používa interne, môže byť napísaná na bežný list papiera. Podľa tej istej zásady sa vypracuje vnútorná správa, ak sa používa interne. Zároveň, ak sa správa zasiela inej organizácii, zostavuje sa pomocou hlavičkového papiera, registračného čísla a iných povinných prvkov úradnej korešpondencie..
