Ako pracovať v Exceli?

Tabuľkový procesor Excel, ktorý je súčasťou balíka Microsoft Office, je jednou z najpopulárnejších aplikácií na výpočty, spracovanie a grafickú prezentáciu veľkého množstva údajov. S ním môžete vyriešiť celý rad problémov - od jednoduchých aritmetických operácií s číslami až po štatistické analýzy, zložité finančné a vedecké výpočty, vytváranie dokumentácie správ, triedenie a filtrovanie obrovského množstva informácií. Ak študujete aspoň základné princípy práce v Exceli, nebude zložité krátkodobo vytvoriť splátkový kalendár, náklady na opravy v byte, zoznam kontaktov, narodeniny známych, týždenný rozvrh, cenník tovaru alebo vytvoriť inú tabuľku. objednané údaje rôzneho druhu potrebné pre osobné účely a pracovné procesy.

Obsah článku

• Štruktúra dokumentu Excel, vytváranie a formátovanie tabuliek
• Vykonávanie výpočtov

Najprv sa musíte zoznámiť so štruktúrou dokumentu, metódami výpočtu a formátovania. Po zvládnutí týchto aspektov môžeme pristúpiť k štúdiu nástrojov na štruktúrovanie a analýzu údajov, ich grafické znázornenie, ako aj ďalších zložitejších pracovných metód..

Štruktúra dokumentu Excel, vytváranie a formátovanie tabuliek

Ak program otvoríte, na obrazovke sa objaví okno obsahujúce prázdny súbor Excel - napríklad na obrázku. Tento súbor sa nazýva kniha pozostávajúca z jedného alebo viacerých listov, z ktorých každý je tabuľkou. V stĺpcoch sa nachádzajú písmená latinskej abecedy, riadky - čísla. Ak umiestnite kurzor do akejkoľvek bunky, okolo nej sa zobrazí hrubý obrys a jeho adresa pozostávajúca z nadpisu stĺpca a riadku sa zobrazí v samostatnom poli v hlavnej ponuke. Excel vám umožňuje pracovať s dátami v rôznych formátoch: číselné, textové, finančné, úrokové, časové a ďalšie.

V tabuľke môžete zmeniť šírku stĺpcov a riadkov presunutím kurzora na okraj oblastí ich mien, natiahnutím alebo stiahnutím ľavým tlačidlom myši. Je tiež možné pridať hárky kliknutím na ikonu vedľa ich mien, vložiť a odstrániť skupiny buniek.

Zvážte proces vytvorenia knihy a základné techniky formátovania pomocou príkladu zostavenia tabuľky, v ktorej neskôr vypočítame ceny tovaru za veľkoobchodné so zľavou, jeho vzhľad je uvedený na obrázku.

Na vytvorenie tabuľky nestačí len umiestniť kurzor do požadovaných buniek a zadať textové a číselné údaje. V prvom rade je premyslená jeho štruktúra. Môžete si všimnúť, že niektoré bunky sú kombinované v tabuľke (napríklad A3 a A4, E3 a F3). Ak chcete vykonať túto akciu, vyberte označené prvky, stlačte pravé tlačidlo myši a v kontextovej ponuke vyberte položku „Formát bunky“. V okne, ktoré sa otvorí, prejdite do časti Zarovnanie a začiarknite políčko Zlúčiť bunky.

Tabuľka predvolene obsahuje obrysy, ktoré sú neviditeľné pri tlači, a obrys tenkých svetlých čiar v okne programu, čo komplikuje vnímanie údajov. Preto sa oplatí to úplne zdôrazniť, opäť vyvolať okno nastavenia formátu bunky, kde na karte „Ohraničenie“ vyberte farbu a typ linky, ktorý sa vám páči, kliknite na ikony vonkajšieho a vnútorného rámu. Ak chcete, môžete vyplniť bunku rôznymi farbami a spôsobmi tak, že prejdete na príslušnú časť.

Keď je prázdna tabuľka pripravená, zostáva len vyplniť potrebný text a číselné informácie umiestnením kurzora do príslušných buniek, ktorých šírku je možné zmeniť ručne. Na urýchlenie úlohy číslovania v prvom stĺpci je racionálne používať veľmi pohodlný nástroj Excel - automatické plnenie. Čísla 1 a 2 sa vkladajú do buniek A5 a A6, potom by sa mali vybrať a kurzor umiestniť do pravého dolného rohu zobrazeného rámu, v dôsledku čoho bude mať ukazovateľ tvar znamienka „+“. Podržaním ľavého tlačidla myši roztiahnite výber nadol - v bunkách sa objavia potrebné údaje.

Ak chcete nastaviť hodnotu zľavy v%, umiestnite kurzor na pozíciu C2 a vyvolajte okno formátu bunky, kde v záložke „Číslo“ zvoľte percentuálny formát.

Vykonávanie výpočtov

Ako príklad použijeme vytvorenú tabuľku. Pozrime sa, ako rýchlo zistiť, ako pracovať s číslami v Exceli pomocou funkcií a matematických operácií..

Ak chcete vypočítať cenu balenia produktu, zadajte do stĺpca E. Ich nastavenie v Exceli nie je ťažké, stačí si osvojiť a pamätať si niektoré ustanovenia.

• Prvý znak v bunke, keď doň zadáte vzorec, musí byť znamienko "=".
• Matematické operácie sa označujú takto: „+“, „-“, „*“, „/“ a „^“ (exponentiácia).
• Vzorec môže obsahovať číselné alebo reťazcové údaje, ako aj odkazy na bunky - ich adresy.
• Vo výraze, ktorého zoznam sa volá kliknutím na ikonu „Vložiť funkciu“ naľavo od lišty vzorcov, môžete použiť dostupné hotové funkcie..

Nastavte kurzor na pozíciu E5 a napíšte nasledujúci text: "= C5 * D5", stlačte kláves "Enter". Nemôžete zadať adresu pomocou klávesnice, ale kliknete na príslušnú bunku - vo vzorci sa automaticky zobrazí. Naproti každej položke v aktuálnom stĺpci by mal byť podobný vzorec, nemusia sa však vyplňovať ručne. Ak vyberiete bunku E5, posuňte kurzor do jeho pravého dolného rohu, kým sa nezobrazí znak „+“, a roztiahnite výber nadol na E12 vrátane. Ak sa presunieme napríklad do pozície E8, uvidíme, že pri kopírovaní vzorca sa adresy buniek, ktoré sú v ňom obsiahnuté, automaticky zmenia, ktoré sú pre väčšie pohodlie zvýraznené rôznymi farbami (na obrázku)..

Na výpočet údajov v stĺpci F je potrebná diskontná hodnota umiestnená v bunke C2. Ak do F5 zadáte výraz „= E5 * (1-C2)“ a skopírujete ho na všetky vyššie uvedené polohy stĺpcov, adresy premenných sa automaticky zmenia a vzorec „= E6 * (1-C3)“ bude nesprávny. Preto je potrebné opraviť číslo riadku bunky C2, pred tým sa umiestni znak „$“. Výsledok výpočtu a vzorec v jednej z buniek v stĺpci sú zobrazené na obrázku..

Zostáva vypočítať celkové náklady na všetok tovar bez zľavy a so zľavou v bunkách E13 a F13. Zvážte, ako na to použiť vstavané nástroje. V E13 napíšte znak „=“, potom kliknite na ikonu „Insert Function“ (označená na obrázku), v zobrazenom okne vyberte kategóriu „Mathematical“ a funkciu „SUM“ (ak je jej názov presne známy, môžete ho napísať do poľa „Search for function“) “a vyberte zo zoznamu nájdených). Ďalej manuálne alebo výberom myši zadajte rozsah adries spočítaných buniek - „E5: E12“. Ak máte ťažkosti s nastavením argumentov, môžete kliknúť na odkaz „Pomocník pre túto funkciu“ a podrobnejšie si preštudovať jeho vlastnosti.

Posledným krokom pri vytváraní našej tabuľky je kopírovanie bunky E13 až F13. Konečný výsledok je znázornený na obrázku..

Samozrejme nie je možné vziať do úvahy všetky funkcie programu Excel v jednom článku. Program tiež obsahuje mnoho vstavaných funkcií, zoskupených do kategórií, ktoré je možné študovať postupne. Rovnako ako v každej firme, všetko prichádza so skúsenosťami, takže akonáhle ste si vymysleli základy, mali by ste používať Excel na riešenie výpočtových problémov bez obáv z experimentovania, pretože tu je veľa vecí intuitívnych a systém pomoci zodpovedá na väčšinu otázok..